Tipuri de nomenclatură a cazurilor, caracteristicile și scopul acestora

Organizarea fluxului de lucru efectiv la întreprindere este imposibilă fără crearea condițiilor adecvate pentru aceasta. Unul dintre ei nomenclatorul cazurilor în formă electronică sau pe suporturi de hârtie. Dacă un specialist a cărui activitate este legată de documente, întrebați: "Denumiți tipurile de nomenclatură a cazurilor" - atunci trebuie să le numiți fără îndoială. Faptul este că astfel de angajați sunt obligați să cunoască clasificarea pentru a naviga rapid în tabloul de documentație.

Nomenclatorul cazurilor: concept, tipuri, conținut, semnificație

Înainte de a descrie ordinea creației, este necesar să înțelegem terminologia. Tipuri de nomenclatură de cazuri categoriile dezvoltate înformularul listei sistematizate a denumirilor complexelor de documente formate la întreprindere în cursul activității sale, cu indicarea perioadelor de depozitare. Ele sunt necesare pentru căutarea promptă a actelor necesare. Calitatea nomenclatorului va depinde de viteza de lucru cu hârtiile. Listele sunt utilizate pentru distribuirea și gruparea documentelor implementate în foldere, consolidarea indexării, stabilirea perioadelor de stocare. Ele oferă crearea de fișiere de referință și servesc drept sursă de informații contabile. În practică, așa tipuri de nomenclatură de cazuri, ca un tipic, aproximativ, individuale. Întreprinderea este obligată să elaboreze independent lista, luând în considerare specificul activităților sale.

cerinţe

luând în considerare tipurile de nomenclatură a cazurilor, caracteristicile și scopul acestora, actele normative definesc regulile utilizate în compilarea lor. La formarea listelor, ar trebui:

1. Respectați unitatea abordărilor organizării contabilității, descrierii, sistematizării, căutării și stocării documentației.
2. Utilizați indexarea. Acesta prevede introducerea de modificări, corecții și completări la secțiunile relevante ale listelor.
3. Stabilitatea indexului monitorului.

Caracteristici generale

Luați în considerare pe scurt scopul și tipurile de nomenclaturiAșa cum este definit mai sus. Listele individuale sunt dezvoltate pentru o anumită organizație. Acestea reflectă documentația utilizată în activitățile sale zilnice. Într-o industrie, de regulă, sunt implicate întreprinderi care utilizează acte de același tip. Pentru unificarea și gruparea lor sunt folosite tipice și aproximativee nomenclatorul afacerilor. Acestea din urmă au un caracter recomandator. model tipuri de nomenclatură sunt necesare cazuri. De obicei, acestea stabilesc indexarea uniformă pentru întreprinderile din întreaga industrie (sistem). Model și nomenclator aproximativ elaborat de organizațiile-mamă. Acestea acționează ca bază pentru formarea listelor individuale pentru anumite întreprinderi. Ele, la rândul lor, sunt supuse acordului cu structurile superioare. Tipuri de nomenclatură de cazuri și designul acestora sunt conduse de către calificatspecialiști. Ei sunt implicați în elaborarea listelor și organizarea lucrărilor cu ei. Elementele formate trebuie să fie coordonate cu biroul și cu arhiva întreprinderii.

Punct important

Nomenclatorul cazurilor trebuie să fie prezent la fiecareîntreprinderii, indiferent de existența unei liste tipice sau aproximative. Pentru o organizație, elaborarea unui document consolidat este considerată optimă. Include toate tipuri de nomenclatură de cazuri diviziuni. Lista consolidată este coordonată cu arhiva corespunzătoare. După ce este aprobat de către șef, declarațiile secțiunilor sunt transferate la unitățile structurale pentru a fi utilizate în lucrare.

Specificul compilației

Este important ca personalul să dezvolte liste de verificare pentru a ști nu numai care sunt tipurile de nomenclator de cazuri, dar și compoziția, numărul de documente,utilizate în întreprindere. În activitățile lor, specialiștii folosesc dispozițiile privind organizarea, listele actuale și ulterioare ale actelor, tabelele de personal, clasificatorii, inventarele, fișierele de referință etc. Schema de clasificare a nomenclaturii va depinde în principal de structura întreprinderii. De o importanță considerabilă sunt funcțiile pe care organizația le implementează. În acest sens, atât diviziunile interne cât și sarcinile manageriale pot acționa ca categorii de clasificare.

Tipuri de documente

Nomenclatorul cazurilor ar trebui să conțină toate actelereflectând activitățile întreprinderii. Documentele utilizate de asociațiile obștești sunt incluse în listele organizației în care au fost create. În nomenclatură pot fi prezente și neterminate de afaceri, care a venit de la o companie terță parte pentru decizie, fișierele de referință. Nu este inclus în lista de publicații. Acestea includ, în special, colecții de rezoluții, buletine de știri, cărți de referință, reviste abstracte, broșuri, indici și așa mai departe. Nu includeți în nomenclatură alfabete și alte materiale auxiliare care nu reflectă direcțiile principale ale organizației.

Ordinea generală

Se face textul nomenclatorului afacerilor lista secțiunilor și subsecțiunilor din clasificareschemă. În acest caz, sunt indicate anteturile complexelor de documente. Informațiile necesare din documente sunt înregistrate sub formă de declarații. Ulterior, ele sunt utilizate în formarea nomenclaturii de proiect. Lista poate arăta ca o masă. De exemplu:

Nomenclatorul afacerilor în școala corecțională de 8 tipuri

număr	index	antet	Numărul de unități	Perioada de valabilitate	Notă.
1	2	3	4	5	6
Numele secțiunii

Definiția formularelor pentru titluri

Ea se desfășoară în conformitate cu regulile stabilite. În special, acestea ar trebui:

1. Într-o formă generalizată, reflectă clar conținutul cazului, compoziția documentelor plasate în el, speciile și afilierea funcțională.
2. Includeți articolele solicitate într-o secvență clară:

• Numele tipului sau subtipului. Aceasta poate fi o corespondență, un jurnal, ordine, protocoale și așa mai departe.
• Numele organizației / unității structurale. Specificați informații despre dezvoltator / autor al documentului.
• Denumirea întreprinderii la care trebuie să se adreseze actele sau de la care urmează să fie primite.
• Scurtă descriere a documentelor.
• Numele teritoriului cu care conținutul actelor.
• Perioada (data) la care documentația se referă la caz. De asemenea, oferă informații despre disponibilitatea copiilor.

Acționează pe o problemă

În formularea rubricilor cazului în careexistă astfel de lucrări, dacă nu sunt legate de secvența de execuție, se utilizează cuvântul "documente" și la sfârșit (în paranteze) se indică tipurile principale ale acestora. Acestea ar putea fi rapoarte, planuri etc. Formularea, de exemplu, ar putea fi: "Documente privind desfășurarea de seminarii privind activitatea de arhivă într-o întreprindere (listele de publicații educaționale și metodice recomandate, liste)".

corespondență

Titlurile cazurilor în care este conținută includtermenul corespunzător. După cuvântul "corespondență" indicați ce contează și cu cine a fost condusă. În titlurile în care există scrisori de corespondenți omogeni, numele lor nu sunt date. În schimb, indicați speciile lor comune. Formularea, de exemplu, poate fi după cum urmează: "Corespondența cu filialele organizației în ceea ce privește raportarea și planificarea anuală". Dacă există scrisori de la corespondenți disparați în acest caz, aceștia nu sunt de asemenea enumerați. În acest caz, trebuie să specificați numai subiectul comunicării. De exemplu: "Corespondența pe probleme legate de adaptarea personalului". Numele unui anumit corespondent este indicat numai atunci când cazul conține scrisori numai pentru el și pentru el.

Documente referitoare la locații specifice

În cazul în care se formează astfel de acte, numele unităților administrativ-teritoriale respective sunt indicate în rubrici. Acest lucru ar trebui să ia în considerare o serie de nuanțe:

1. În cazul în care conținutul unui set de documente se referămai multe zone omogene, numele lor specifice nu sunt enumerate. În acest caz, este dată numele lor obișnuit tipic. Formularea poate fi următoarea: "Documente privind organizarea interacțiunii șefilor Ministerului Apărării în combaterea terorismului".
2. Dacă conținutul aparține unei unități administrative, numele său este indicat în titlu.

în plus

În titlurile cazurilor în care sunt incluse documenteleplanificare / raportare, indică perioada pentru care sunt întocmite. Acesta poate fi un sfert, un an, jumătate de an. În rubricile de cazuri folosite pentru a rezuma documentele omogene, numele acestora este indicat în plural. De exemplu: "Comenzi pentru a încuraja angajații organizației".

Crearea volumului

În cazurile în care se presupune că va fi cazulsă fie formate din mai multe părți (de exemplu, cu o cantitate semnificativă de documentație), în primul rând se formulează o rubrică generală și apoi (dacă este necesar) un titlu pentru părțile sale. Acestea din urmă îndeplinesc funcția de clarificare. De exemplu: "Note privind serviciul pentru 2015", "Volumul 1. Note privind serviciul pentru prima jumătate a anului 2015". În cursul formării și executării seturilor de documente, rubricile pot fi rafinate. În același timp, este interzisă includerea în acestea a formulărilor simplificate, nespecifice. În special, utilizarea cuvintelor precum "diverse", "corespondență generală" și așa mai departe nu este permisă. Se recomandă evitarea utilizării unor întoarceri complexe și a cuvintelor introductive.

raționalizarea

Se poate face în două moduri:

1. În procesul de formare a nomenclatorului în ansambluorganizațiile care se află în partea de sus a listei fac titluri pentru cazurile care implică acte organizatorice și administrative. Mai mult, pentru a scădea semnificația lor, sunt indicate numele pentru alte categorii (contract, planificare, raportare etc.). Combinarea cazurilor în structura secțiunilor, precum și atribuirea de către acestea a numelor se efectuează luând în considerare interdependența specifică și funcțională a actelor din cadrul acestora.
2. Atunci când se formează o listă consolidată de numesecțiunile vor fi numele diviziilor, pe baza schemelor de clasificare din care acestea sunt compilate. Numele sunt în conformitate cu personalul.

definirea termenilor

Perioadele de pre-setare necesarepentru a asigura organizarea unei monitorizări periodice a respectării acestora, ajustarea în timp util a condițiilor de depozitare. De exemplu, termenul se poate schimba de la temporar la permanent dacă există motive pentru acest lucru. Stabilirea perioadelor se realizează în conformitate cu informațiile din lista standard (departamentală) a documentelor care sunt create în procesul întreprinderii. Dacă nu există o astfel de listă, se utilizează o nomenclatură aproximativă / tipică. Determinarea perioadelor de depozitare se poate face, de asemenea, în acord cu organele abilitate ale Arhivei Federale.

Alocarea indexurilor

Se efectuează pentru a fi prompt și fără eroriidentificarea cazurilor, precum și a documentelor incluse în acestea. Indicele este un simbol realizat folosind cifre arabe. Acesta poate include codul unității cu adăugarea numărului de ordine al cazului (printr-o cratimă). De exemplu, departamentul contabil este alocat codului 05. Raportul anual reprezintă documentul care deschide secțiunea. În consecință, în dosarul care conține acest act i se atribuie indexul 05-01 ca parte a listei consolidate.

</ p>>