Reguli de corespondență de afaceri prin e-mail. Scrisoare de afaceri: o mostră. Cum să trimiteți un e-mail prin e-mail

În ultimii 10 ani corespondența de afaceriprin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele modalități de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care să nu folosească poșta electronică în practica comunicărilor interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți dintre ei se întreabă astăzi: cum să trimiteți o scrisoare prin e-mail, astfel încât să fie respectate toate regulile? Cum să folosiți o literă scrisă pentru a forma o impresie bună asupra destinatarului despre expeditor?

Acest articol descrie regulile de afacericorespondența prin e-mail și sfaturile practice prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă de afaceri atunci când compuneți e-mailuri.

Mulți încep cu ziuaverificarea căsuței poștale pentru mesajele noi. Dar, spre mare regret, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu cum să folosească corect limba de corespondență de afaceri, luând e-mail-uri pentru un mod informal de comunicare.

Datorită vitezei de livrare a e-mailurilormail simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, aplicații, dar aici oamenii fac greșeli atunci când trimit scrisori. Foarte des se întâmplă ca, atunci când se compune un e-mail atunci când se schimbă orice fișiere, destinatarii dintr-un anumit motiv nu compilează eseurile însoțitoare și nu intră în subiecte, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți o scrisoare prin e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă în afaceri prin e-mail?

Când compuneți e-mailuri, toate câmpurile trimise trebuie completate

Reguli de corespondență de afaceri prin e-mailobligați expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile furnizate în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorul scrisorii. Asigurați-vă că descrieți un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, de la subiectul descris corect depinde soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei indicate în ea. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - acest simplu afișaj de respect pentru destinatar este foarte important în corespondență. După salut, textul trebuie să fie urmat, care este numit "corpul literei", iar la sfârșitul unei semnături este lăsată, de exemplu, "Cu stimă, Brisov Petr Ivanovici".

Salut în corespondența de afaceri

În acest moment, merită să se accentueze în continuareatenție, deoarece gestul respectului este foarte important în orice aspect al comunicațiilor de afaceri. Cea mai bună expresie de bun venit este "Bună ziua" sau "Bună ziua". Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail restricționează expeditorul să folosească frazele "Bună seara" sau "Bună dimineața", deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult mai târziu decât o primește. De asemenea, nu este corect să folosim într-un salut expresiile colocviate folosite în comunicarea informală.

După un cuvânt sau o expresie de salutar trebui să contacteze destinatarul după nume și patronimic și dacă numele este necunoscut expeditorului, puteți sări peste acest punct. După cuvântul de bun venit, puteți trece la declarația cu privire la scopul scrisorii.

Fișiere atașate în corespondența de afaceri prin e-mail

Dacă scopul principal al scrisorii este nu numaiscrierea narațiunii și afirmația esenței întrebării, dar trimiterea dosarului, este mai bine să atașați primul obiect trimis. Se întâmplă de multe ori că mulți expeditori, datorită neatenției, care au declarat esența întrebării în textul scrisorii, uită să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului unei scrisori de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă

Reguli de afaceri pentru e-mailobligă expeditorul să aibă un nume electronic care să poată fi recunoscut, care trebuie să conțină informațiile corecte despre numele expeditorului. Scrisorile și apelurile oficiale arată foarte non-laconic și stupid atunci când adresa de e-mail conține expresii sau cuvinte neoficiale, de exemplu, adresa de e-mail "limon_petya". Arată foarte nedemn pentru un adult. Pentru corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să urmați eticheta corespondenței de afaceri prin e-mail.

Utilizând funcția Răspuns rapid (răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Funcția Răspuns sau Răspuns (în abreviatopțiunea arată ca Re :) ajută utilizatorul într-un mod rapid de a răspunde la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această caracteristică are de asemenea o ocazie universală de a citi corespondența anterioară cu interlocutorul pe un anumit subiect. Dar regulile corespondenței de afaceri prin e-mail obligă expeditorul să redenumească subiectul unei scrisori de afaceri, dacă în timpul corespondenței discuția este schimbată.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, citiți pentru erori de ortografie și punctuație.

E-mailurile facilitează schimbul de informații, darîn corespondența de afaceri, să nu neglijeze regulile din limba rusă, deoarece o greșeală făcută fără griji poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, trebuie să examinați textul de mai multe ori și să verificați cu atenție prezența erorilor de offset și punctuație. Mulți clienți de poștă electronică au o funcție de verificare a ortografiei, deci ar trebui să acordați atenție cuvintelor subliniate cu o linie roșie. Dacă aveți îndoieli cu privire la corectitudinea ortografiei, trebuie să contactați Internetul pentru ajutor sau să verificați ortografia cu ajutorul unui dicționar de ortografie.

Câmpul destinatarului trebuie completat ultima dată.

Pentru a evita expedierea neterminată sauScrisorile neautorizate trebuie să includă adresa destinatarului scrisorii de afaceri în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă este, de asemenea, inclusă în elementele de bază ale serviciului de e-mail. Se întâmplă că, atunci când completați câmpul destinatarului, un e-mail poate sugera o listă a destinatarilor folosiți anterior; aici ar trebui să vă concentrați atenția astfel încât să nu trimiteți din greșeală o scrisoare de afaceri scrisă unui destinatar terț.

Structurarea unei scrisori de afaceri

Se aplică regulile de structurare a textuluinu numai pentru transportatorii de hârtie, ci și pentru regulile corespondenței de afaceri prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil ca destinatarul să citească cantități mari de litere de text pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, textul ar trebui să fie împărțit în paragrafe mici, coerente și nu ar trebui să permită propoziții complicate în scris scrisori de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții într-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri trebuie enunțată în mod esențial

În afară de subiectul scrisorii de afaceri, destinatarular trebui să fie interesați și să formuleze clar prima și a doua propoziție din textul principal. Sarcina expeditorului este de a preciza la începutul scrisorii esența problemei sau a întrebării pe care o adresează destinatarului. Prima teză trebuie să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Eșantion: "Vă informăm că termenii obligației contractului nr. 45 din 02.01.2017," Cu privire la furnizarea de materiale vrac "se apropie de final. Pentru a prelungi contractul, trebuie să depuneți un al doilea set de documente. " Datorită scopului desemnat, destinatarul are posibilitatea de a pătrunde în ideea principală a unei scrisori de afaceri. Dacă textul literei este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția atașamentului obiectului ca atașament sub forma unui document text, dar în același timp ar trebui să lăsați un eseu însoțitor în caseta de text care acoperă o scrisoare de afaceri. Exemplu: "Vă trimitem spre examinare o copie electronică a scrisorii de la Mac-Stroy LLC. Vă rugăm să vă informați cu privire la prelungirea contractului nr. 45 din 2 ianuarie 2017, "Cu privire la furnizarea de materiale vrac", înainte de termenul limită specificat în scrisoare.

Fiecare e-mail de afaceri trebuie să răspundă

Există exemple de afaceri negative.corespondență, atunci când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri din orice motiv. Uneori pot exista într-adevăr cazuri în care răspunsul nu poate fi dat din anumite situații, de exemplu, timpul necesar pentru rezolvarea unei probleme poate dura mai multe zile sau dacă destinatarul este gîndit și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, trebuie făcut un scurt comentariu în acest sens, de exemplu, "Bună ziua, Peter Ivanovici. Am primit scrisoarea dvs., dar astăzi am dificultăți în a răspunde, deoarece trebuie să mă consulte cu supraveghetorul meu. Voi raporta problema dvs. directorului general al companiei noastre și vom da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu sinceritate, managerul de vânzări Belov Ivan Gennadyevich. "

Merită să ne amintim că, dacă răspunsul nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, faptul că tăcerea destinatarului scrisorii de afaceri poate fi considerată ca ignorând și refuzând să comunice cu expeditorul.

La întocmirea scrisorilor de răspuns, trebuie să răspundeți la toate întrebările adresate.

Dacă scrisoarea trimisă destinataruluichestionar, atunci în pregătirea scrisorii ar trebui să dea răspunsuri la întrebări în ordinea care este prezentă în textul primit de scrisoare de afaceri. Dacă se pun întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice. Când scrieți o scrisoare, răspunsurile nu trebuie să fie numerotate, trebuie doar să exprimați un gând în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările adresate, trebuie mai întâi să citiți din nou scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori și dacă există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a preveni omisiunea. Dacă este imposibil să răspundem la unele dintre întrebările adresate, merită să subliniem faptul că, în prezent, din orice motiv, răspunsul nu poate fi dat.

Nu abuzați abrevieri, design emoțional și litere mari

Există exemple de afaceri negative.corespondența, atunci când expeditorii îl diluează prin intermediul unor semne informale sub formă de zâmbete. Folosirea lor este populară atunci când se comunică în rețelele sociale, dar regulile corespondenței de afaceri nu primesc astfel de expresii de emoție, deoarece destinatarul poate să nu știe adevăratul lor înțeles și să le ia pentru un set de erori de punctuație incomprehensibil.

Merită, de asemenea, să refuzați să scrieți text.cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule sunt numite "fraze strigătoare" și, de cele mai multe ori, aceste fraze poartă o culoare negativă. Atunci când citiți o scrisoare de e-business, destinatarul poate considera un asemenea font negativ, ceea ce va afecta negativ percepția semnificației. Dacă într-o scrisoare de afaceri este necesar să subliniem importanța oricărui moment, este mai bine să folosim expresii introductive, de exemplu: "Vă atragem atenția că trebuie să prezentați un pachet de documente pentru a prelungi contractul până la 10 februarie 2017" pentru reînnoirea contractului ar trebui depuse până la 10 februarie 2017 ".

Nu este necesar să transmiteți informații secrete prin e-mail

Transferul personal sau confidențialeste mai bine să abandonați cutiile poștale electronice, deoarece există o amenințare de interceptare a informațiilor de către hackeri pentru a le folosi în scopuri egoiste. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole de carduri bancare, conturi bancare personale etc. Este important să rețineți că informațiile sunt stocate pe serverul agentului poștal și pot fi furate în caz de hacking.

La sfârșitul scrisorii trebuie să fie semnat de către expeditor

După cum am menționat mai devreme, fiecare a fost trimisscrisoarea trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale intră în funcția unui bloc de semnătură, în care puteți introduce informațiile despre poziția, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va fi afișat automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va simplifica introducerea textului. Este important să faceți o semnătură corectă, astfel încât destinatarul să aibă posibilitatea să contacteze corect expeditorul când răspunde la o scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: "Cu stimă, șeful departamentului de vânzări Petrov Nikolai Alexandrovich, +79810000000".

Efectuând concluzii, se poate observa că în ordinepentru a înțelege cum să realizați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este nevoie să învățați elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să urmați regulile elementare ale etichetei și să respectați normele limbii ruse.

</ p>>