/ / Care sunt atribuțiile oficiale ale secretarului

Care sunt îndatoririle secretarului

Pentru a defini în mod clarHotarand secretar, trebuie să știți despre cineva vorbește despre. La urma urmei, acest post poate fi văzut în mai multe unghiuri. Cunoscut, de exemplu, asistent administrativ ca lucrătorul de birou, secretarul general ca capul (capul) o anumită organizație, secretarul de stat ca funcționar public, secretarul ca persoană diplomatică, secretar al capului ca angajat, și alte opțiuni. Cel mai adesea, menționând postul, au în vedere angajatul care îndeplinește sarcini (sarcini), ca director al companiei și șefii individuale ale unităților sale de afaceri. Se pare că atribuțiile secretarului, în acest caz, a redus la realizarea comenzilor unice pentru probleme organizatorice și tehnice.

Ceea ce secretarul ar trebui să știe și ar trebui să facă

secretariat
Secretarul trebuie să efectueze zilnic următoarele funcții:

  1. Primiți informații de la subordonați pentru a le transfera supraveghetorului.
  2. Organizați managerul de comunicații telefonice. În absența lui, să ia informații, apoi să-l aducă în atenția regizorului.
  3. Primiți și păstrați înregistrări ale mesajelor telefonice.
  4. Pentru a crea condiții pentru munca normală a capului: pentru a monitoriza nevoia de consumabile de birou și de echipament de birou.
  5. Asistență în organizarea producțieiîntâlniri și reuniuni. Să aducă participanților data, locul și ora evenimentului. Strângeți materialele necesare, asigurați participarea celor prezenți și păstrați procesul-verbal al ședinței.
  6. Să desfășoare activități de birou la întreprindere. Pentru a face acest lucru, secretarul ar trebui să primească, să sistematizeze corespondența primită și să o transmită conducerii. Apoi, pe baza vizei impuse pentru a transfera documentele către executorii de pe o listă. Sarcinile secretarului includ, de asemenea, controlul cursului, calendarul și rezultatul executării acestora.
  7. Efectuați lucrul la imprimarea și reproducerea documentelor.
  8. Organizați recepția vizitatorilor la conducerea companiei și, dacă este posibil, creați condiții pentru rezolvarea promptă a problemelor.

Pentru a îndeplini aceste îndatoriri aparent simple ale unui secretar, un angajat ar trebui să știe:

  • întreaga compoziție a conducerii întreprinderii și a diviziunilor sale structurale;
  • carta, personalul și structura întreprinderii, profilul, perspectivele de dezvoltare și specializare;
  • documentele de reglementare pentru păstrarea corespunzătoare a evidenței;
  • reguli pentru utilizarea echipamentului de birou și a comunicațiilor;
  • regulile VTR, OT, siguranța la foc și salubrizarea industrială;
  • regulile de organizare a muncii la locul de muncă;
  • acte normative și legale, ordine, decrete, ordine de planificare, contabilitate și managementul calității muncii efectuate.

funcțiile oficiale ale funcționarilor

Specificul grefierului

Dacă vorbim despre o problemă mai specifică, mai îngustăspecializare, atunci situația este oarecum diferită. Luați, de exemplu, îndatoririle secretarului-secretar. În titlul postului este un aspect clar definit al lucrării. De obicei, fiecare companie are deja o descriere a postului, care indică direcția specialistului în fluxul de lucru. Dacă nu există o astfel de instrucțiune, atunci este mai bine să o creați. Pentru a face acest lucru, ar trebui să utilizați cartea de referință pentru calificări, în care sunt probele aproximative. După aceasta, versiunea standard trebuie să fie rafinată cu referire la o anumită organizație, luând în considerare particularitățile și caracteristicile interne. În general, atribuțiile secretarului trebuie să fie clar identificate în trei domenii principale:

  1. Lucrează cu corespondența. Recepție, prelucrare în moduri moderne și trimitere în timp util.
  2. Întreținerea corectă a documentației interne.
  3. Înregistrarea, înregistrarea strictă și transferul documentelor în arhivă pentru stocare.

funcțiile oficiale ale secretarului

Caracteristicile referentului

La unele întreprinderi de acest gencare include o gamă largă de îndatoriri: de la "help desk" la "asistent director". Un astfel de specialist ar trebui să aibă cunoștințe versatile și să fie bine familiarizat în decor. Funcțiile oficiale ale secretarului consilierului sunt ușor extinse din cauza creșterii competențelor. În general, aceasta este lucrarea obișnuită a unui secretar, dar cuvântul "referent" face unele adăugiri la lista standard. În special, asistentul administrativ poate conduce în mod independent primirea vizitatorilor în anumite probleme. Deținând anumite informații, este capabil să ia decizii pe cont propriu. În plus, instructorul îndeplinește instrucțiunile responsabile ale conducătorului cu privire la activitățile economice ale organizației (întreprindere). Uneori secretarul-asistent este însărcinat cu responsabilitatea gestionării dosarelor de personal. Acest lucru se face numai atunci când cantitatea totală de muncă permite efectuarea unor sarcini suplimentare.

</ p>>
Citește mai mult: